提案例1

提案例1: 通所介護施設の送迎配車計画作成における効率改善

お客様の課題

  • 老人介護施設の通所利用者の送迎計画を毎日作成している。
  • 送迎に際し、利用者毎に送迎順を決めるが、通所利用者の事情によりに複雑な条件があるため、手作業で計画を作っているので完成までに時間がかかってしまう。
  • 計画作成完了までに半日程度を要してしまい、作業中は他の業務に手がつけられない。
  • 業務効率を向上して処理時間を改善したい。

改善提案

  1. 業務担当者の送迎ルート計画作成時の手順をインタビューし、決定プロセスの見直しを行います。
  2. インタビューした決定プロセスを元に、送迎ルート決定支援システム(ITツール)を汎用ソフトウェアを構築し、配車決定作業をビジュアル化し、目視による確認ができるように簡素化します。
  3. ITツールを導入することで、人に依存しない業務の割り振りを行うことができるようにします。
  4. 全体に要する時間を削減します。

制作したシステムは以下のようなものです。
制作したITツール

期待される効果

配車1台あたりの計画に要する時間を削減し、他の業務により集中できるようになります。 時間のかかる業務を手早く処理することで作業時間が短縮されるので、通常よりも浮いた時間を本業に注力することで、利用者のケアに注力できるようになります。 送迎ルート決定支援システムを利用することで、業務に人が依存することがなくなり、従業員の負荷に応じて当該業務を割り振ることができるようになります。 どの従業員が計画を作成しても一定のルールに則ったアウトプットが作成できるようになります。

効果試算

1回の計画作成時の効果
改善前 改善後 改善効果
人件費 4,000円 1,000円 計画作成における費用が一日あたり\3000削減できます。※時給換算\1000として試算した場合
時間コスト 4時間 1時間 1/4に削減。削減できた時間を主業務に注力することで、数名の利用者を受け入れる余裕が生まれ、売上向上につながります。
 
改善したプロセスを1年間継続した場合の効果
改善前 改善後 改善効果
人件費 120万円 30万円 計画作成において年間90万円の人件費削減効果が得られます。削減できた費用を設備投資に回すことにより、施設利用者の満足度が向上します。 ※上記試算で1ヶ月あたり25日利用し、1年継続した場合
時間コスト 1200時間 300時間 1/4に削減。削減できた時間を主業務に注力することで、数名の利用者を受け入れる余裕が生まれ、売上向上につながります。
多くの場合、現場では業務の変化を受け入れない風潮があります。 しかし、経営者からのトップダウン指示により、現場に業務改善という文化を取り入れていただき、ちょっとした変化を受け入れていただくことで、結果的に多くのコストダウンにつなげる事ができます。 併せて、アウトプット精度の統一や、処理時間の短縮による時間コストの削減、従業員のスキルに依存しない業務遂行など、様々なメリットがあります。 高負荷な職場に特有な、ギスギスした雰囲気も和らぎ、現場に余裕が生まれるなど、付帯的な効果が期待されます。 業績を伸ばしたい企業の経営者様、御社の現場でも業務改善をご検討ください。 現場の空気が変わり、業績にも変化が出てくることを感じ取れるようになるはずです。
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